SEGNALAZIONI DI ILLECITI
Biffi Boutiques S.p.A., conformandosi a quanto previsto dal D.l.gs. n. 24/2023 in materia di "whistleblowing", si è dotata di un proprio canale interno di segnalazione degli illeciti idoneo a garantire anche l'effettuazione di segnalazioni anonime. A tal fine, la Società ha implementato nella propria struttura aziendale la piattaforma raggiungibile al seguente indirizzo web: Biffi Boutique Spa - Reclami
L'utilizzo di tale sistema consente a tutti i soggetti interessati (siano dipendenti siano terzi) di segnalare eventuali condotte illecite di cui siano venuti a conoscenza. In proposito si ricorda che possono costituire oggetto di segnalazione sia le condotte che integrano reati sia quelle idonee ad arrecare danno all’interesse dell'azienda o all'interesse pubblico.
Resta inteso che è facoltà del segnalante fornire i propri dati identificativi. La Società si impegna, peraltro, a tutelare la riservatezza del contenuto delle segnalazioni nonché dell’identità di tutte le persone coinvolte in ottemperanza alla normativa in materia.
A tal fine, la Società invita le persone interessate a prendere visione dell’Informativa resa ai sensi dell’art. 13 Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) sul trattamento dei dati personali nell’ambito del sistema di Segnalazione “Whistleblowing”
INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
Per le segnalazioni svolte ai sensi del Dgs 24/2026
Biffi Boutique S.p.A. (“Biffi”), consapevole dell’importanza della tutela dei dati personali e nella sua qualità di Titolare del Trattamento, informa che i dati personali contenuti nelle segnalazioni effettuate ai sensi del Dlgs 24/2023 (“Segnalazioni”) - tramite il canale di comunicazione dalla stessa predisposto - saranno trattati nel rispetto delle normative in materia.
In particolare, ai sensi degli articoli 13 e 14 Regolamento (UE) n. 2016/679 (“Regolamento”), Biffi fornisce le seguenti informazioni in merito alle modalità di gestione e ai trattamenti dei dati, riservandosi il diritto di aggiornarle in qualsiasi momento previa comunicazione agli Interessati.
1. Tipi di dati raccolti.
Per gestire le Segnalazioni ricevute, Biffi potrà trattare i dati personali, relativi al Segnalante (quando non anonima) o alle persone comunque menzionate nella Segnalazione (testimone, soggetto segnalato, facilitatori, ecc..,) (“Interessati”), contenuti nella Segnalazione stessa o raccolti nelle successive fasi di indagine (“Dati”). In particolare, potranno essere trattati: (i) dati identificativi (nome e cognome); (ii) dati di contatto (telefono e e-mail); (iii) ogni ulteriore dato personale inserito nella Segnalazione o nelle informazioni aggiuntive raccolte.
2. Finalità e base giuridica del trattamento.
I Dati saranno trattati per le seguenti finalità:
a. gestire la Segnalazione e dare corso alle conseguenti attività di indagine. Base giuridica che legittima tale trattamento dei Dati è l’art. 6 (1) (c) del Regolamento – in combinato con gli artt. 3 e ss. D.lgs. 24/2023 - così come rafforzata, in caso di dati particolari, dalla presenza dell’ulteriore condizione di liceità prevista dall’art. 9 (2) (b), in quanto tale trattamento è necessario per assolvere gli obblighi ed esercitare i diritti specifici di Biffi o dell'Interessato in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale, in quanto autorizzato dal diritto nazionale;
b. far valere o difendere in sede giudiziaria un diritto. Base giuridica che legittima tale trattamento di Dati è costituita dall’art. 6 (1) (f) del Regolamento, così come rafforzata, in caso di dati particolari, dalla presenza dell’ulteriore condizione di liceità prevista dall’art. 9 (2) (f) del Regolamento, in quanto il trattamento è necessario per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria.
3. Periodo di conservazione dei Dati.
I Dati saranno conservati per il tempo strettamente necessario per effettuare le indagini relative alla Segnalazione. In ogni caso i dati saranno conservati – ai fini di gestione della Segnalazione stessa - per non più di 5 anni dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di valutazione.
Resta in ogni caso inteso che, trascorsi i termini come sopra indicati, i Dati saranno cancellati ad eccezione di quelli necessari per il rispetto di normative amministrative o per adempiere ad altri obblighi di legge e per documentare le attività svolte. Tali Dati saranno cancellati nei termini e in conformità alle predette normative.
4. Modalità del trattamento.
I Dati saranno trattati, da personale a ciò espressamente autorizzato, con strumenti elettronici, memorizzati su supporti informatici e organizzati in database. Nel corso del trattamento saranno osservate specifiche misure di sicurezza per prevenire la perdita dei Dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati. Il trattamento dei Dati non comporta processi decisionali automatizzati.
5. Conferimento dei Dati.
Il conferimento dei Dati per le finalità di cui al punto 2 non è necessario, potendo il segnalante effettuare la Segnalazione in modo anonimo. In tale caso, tuttavia, il segnalante non potrà essere aggiornato sugli sviluppi dell’indagine e non potrà essere contattato al fine di fornire ulteriori informazioni (qualora necessario).
6. Comunicazione dei Dati.
I Dati potranno essere comunicati a: (i) soggetti a cui sia riconosciuta la facoltà e l’interesse di accedere ai Dati da norme nazionali o dell’Unione europea; (ii) società, associazioni, studi professionali, professionisti che prestino servizi ed attività per conto di Biffi in qualità di Responsabile del Trattamento per l’adempimento di obblighi di legge, nonché per ogni esigenza organizzativa ed amministrativa necessaria per fornire i servizi richiesti (“Responsabili”). I nominativi dei Responsabili sono riportati in un elenco aggiornato disponibile ai recapiti indicati al punto 9. I Dati non saranno diffusi.
7. Trasferimento dei Dati in Paesi che non sono parte dello Spazio Economico Europeo (SEE) o ad organizzazioni internazionali.
Biffi non trasferisce i Dati in Paesi che non sono parte del SEE o a enti od organizzazioni internazionali.
8. Diritti degli Interessati.
Gli Interessati possono esercitare in ogni momento – e nei limiti indicati dall'articolo 2 undecies D.lgs. 196/2003 – i diritti previsti dal Regolamento, tra cui:
· richiedere informazioni su: (i) origine dei Dati; (ii) finalità e modalità del trattamento; (iii) logica applicata in caso di uso di strumenti elettronici; (iv) estremi identificativi del titolare e dei responsabili;
· ottenere: (i) l’accesso, l’aggiornamento, la rettifica o l’integrazione dei Dati; (ii) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei Dati trattati in violazione di legge; (iii) la limitazione del trattamento dei Dati; (iv) la copia dei Dati in formato standard.
· opporsi, in tutto o in parte, alle attività di trattamento svolte per l'esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all'esercizio di pubblici poteri di cui è investita Biffi o per il perseguimento del legittimo interesse di Biffi o di terzi;
· revocare, in qualsiasi momento, il consenso eventualmente prestato e sulla base del quale è giustificato il trattamento, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato sul consenso prestato prima della revoca.
· proporre, qualora ritengano che il trattamento dei Dati violi la normativa, reclamo all’autorità di controllo dello Stato membro in cui risiedono abitualmente o lavorano oppure del luogo ove si è verificata la presunta violazione.
L’Autorità di controllo italiana può essere raggiunta ai recapiti presenti sul proprio sito web.
9. Titolare del trattamento.
Il Titolare del trattamento è Biffi Boutique S.p.A. (P. Iva n. 05935720150), con sede legale in Corso Genova, 6 - 20123 Milano, Italia, in persona del legale rappresentante pro tempore.
Biffi può essere contattata, anche per esercitare i diritti sopra menzionati, all’indirizzo e-mail: privacy@biffi.com.
